KPIs de compras que deberías ver sin pedirlos por email

El correo que escribes cada mes para saber cuánto has gastado

Suele ser corto y siempre parecido: «¿me puedes pasar el gasto del mes por proveedor?». Lo mandas a administración, o a quien lleve el ERP, y esperas. A veces llega el mismo día. A veces llega dos días después, justo cuando ya has tenido la reunión en la que hacía falta.

El problema no es la persona que te contesta. Es que estás pidiendo por correo algo que debería estar delante de ti cuando lo necesitas. Estos son los cinco números que, en un departamento de compras de una empresa mediana, no deberían requerir que preguntes.

1. Cuánto gastas con cada proveedor, y cuánto dependes de uno solo

El gasto acumulado por proveedor es el número básico, y casi siempre existe en algún sitio. Lo que suele faltar es la otra mitad: qué porcentaje del total se concentra en los tres o cuatro primeros.

Esa concentración es la que te dice si tienes margen real para negociar o si en la práctica no puedes levantarte de la mesa. Y cambia sola, sin que nadie tome la decisión de que cambie: basta con que una categoría crezca durante unos meses. Si solo lo miras cuando toca renovar el contrato, lo ves cuando ya no puedes hacer mucho.

2. Lo que pagas de verdad frente a lo que negociaste

Cerraste una tarifa. La pregunta es si se está aplicando.

Entre el precio acordado y el precio que acaba en la factura hay portes, revisiones anuales, referencias que se han quedado fuera del acuerdo y pedidos urgentes que alguien tramitó sin mirar. Ninguna de esas cosas es un escándalo por separado. Sumadas a lo largo de un año, sobre cientos de líneas de pedido, se notan.

Ver la desviación entre precio acordado y precio pagado, por proveedor y por referencia, es el KPI que más veces destapa dinero que se estaba escapando en silencio.

3. Qué está pendiente de llegar y cuánto llega tarde

El pedido pendiente es un dato de compras, pero el que lo sufre es operaciones. Y cuando el seguimiento vive en una hoja que alguien actualiza a mano, las dos versiones nunca coinciden del todo.

Aquí hacen falta dos cifras: qué hay pedido y todavía no recibido, y qué porcentaje de las entregas del último trimestre llegó dentro de plazo, proveedor a proveedor. La segunda es la que convierte una conversación incómoda con un proveedor en una conversación con datos delante.

4. El ahorro que llevas frente al objetivo del año

Si tienes un objetivo de ahorro anual, probablemente lo calculas entero cuando toca justificarlo. Es decir, tarde para corregir.

El ahorro acumulado mes a mes, comparado con el ritmo que necesitarías para llegar, es un número que cambia cómo trabajas: en marzo todavía puedes hacer algo, en noviembre solo puedes explicarlo.

5. El gasto que se hace fuera de contrato

Hay compras que se hacen sin pasar por el acuerdo marco. Una urgencia, un proveedor que ya conocía alguien, una referencia que no estaba en el catálogo. Se resuelve el problema del día y nadie vuelve a mirarlo.

Ese gasto fuera de contrato casi nunca aparece en ningún informe, porque no encaja en la estructura con la que se miran los demás. Y es justo el que conviene ver, porque señala dónde el proceso de compras no se está usando: o el catálogo se ha quedado corto, o el circuito es tan lento que la gente lo rodea.

Qué hacer con esto

Ninguno de estos cinco números es difícil de calcular. Todos salen de datos que tu empresa ya tiene, normalmente repartidos entre el ERP, alguna hoja de cálculo y el correo de alguien.

Lo que cuesta es tenerlos actualizados sin que una persona los reconstruya a mano cada mes. Y esa es justo la parte que se puede automatizar: conectar las fuentes que ya usáis, dejar las cifras verificadas contra el último cierre y que el cuadro de mando se actualice solo, sin depender de que nadie se acuerde.

Automatizo este tipo de informe. La primera reunión es de una hora y no tiene coste — sirve para ver qué datos tienes ya disponibles y si en tu caso merece la pena, antes de comprometerte a nada.