¿Cuánto cuesta automatizar un informe?

La pregunta que más se repite en la primera reunión

Casi todas las primeras reuniones llegan al mismo punto: se ha hablado del informe, de dónde salen los datos, de quién lo necesita cada mes, y entonces llega la pregunta que en realidad estaba esperando desde el principio. «Vale, ¿y esto cuánto cuesta?».

Es una pregunta razonable y no tiene una respuesta corta. No porque sea un secreto, sino porque la cifra depende de cosas que todavía no se saben en ese momento.

Por qué no hay una tarifa publicada

No existe una tabla de precios porque no existe un informe estándar. Dos empresas pueden pedir «lo mismo» —un cuadro de mando de ventas, un informe de cierre mensual— y necesitar un trabajo completamente distinto por debajo, según de dónde salgan los datos y en qué estado estén.

Publicar una cifra fija obligaría a elegir entre dos problemas: quedarse corto en la mayoría de los casos, o inflar el precio para cubrir los que salen mal. Ninguna de las dos opciones es honesta con quien pregunta.

Lo que de verdad mueve el precio

Tres cosas determinan el coste, y ninguna es el tamaño de la empresa ni lo importante que sea el informe:

El número de fuentes. Un informe que sale de un único sistema, bien estructurado, es un trabajo acotado. Uno que cruza el ERP, dos hojas de cálculo que mantiene cada uno a su manera y un CRM que nadie termina de usar igual, es otro proyecto por completo, aunque el resultado final se parezca.

El estado de los datos. Una base de datos documentada, con nombres de campo que significan lo que dicen, se conecta en días. Una que ha ido creciendo sin criterio durante años —campos reutilizados para otra cosa, códigos que solo entiende una persona— exige entender primero qué hay ahí antes de poder automatizar nada.

Los accesos disponibles. Si ya existe una forma de leer los datos sin pasar por nadie, se avanza rápido. Si hay que negociar accesos con un proveedor de ERP, o el dato solo existe dentro de la cabeza de alguien en forma de hoja de cálculo personal, ese paso previo también cuenta como trabajo.

El mismo informe, dos proyectos distintos

Un informe conectado a una sola base de datos puede resolverse en un par de semanas. El mismo informe, sobre una base de datos sin documentar, con años de particularidades acumuladas, puede ser un proyecto de varios meses solo para dejar los datos en condiciones de construir algo encima.

Es la misma petición, el mismo resultado final, y un esfuerzo completamente distinto. Cualquier tarifa que intentara cubrir los dos casos con la misma cifra estaría mal en uno de los dos.

Lo único que es fijo: la primera reunión

Antes de hablar de precio hay que hablar de qué hay. La primera reunión es de una hora, por videollamada, y no tiene coste ni compromiso. Sirve exactamente para esto: ver qué fuentes existen, en qué estado están y si el proyecto tiene sentido antes de que nadie se comprometa a nada.

El único paso que se cobra aparte

Casi siempre, con esa primera conversación basta para acotar el alcance y pasar a una propuesta. Cuando no basta —porque el estado real de los datos no se puede valorar sin mirar dentro— existe un diagnóstico en profundidad, que sí tiene coste. Se avisa siempre antes de empezarlo, y si después se contrata la construcción, se descuenta íntegro del proyecto.

Es el único paso de todo el proceso que se paga sin llegar todavía a un compromiso de construir nada.

Cómo se llega a una cifra de verdad

Con el alcance ya claro —por la reunión, o por el diagnóstico cuando hace falta— se cierra una propuesta por escrito: qué se hace, en cuántas fases, en cuánto tiempo y por qué precio. Esa propuesta es la primera cifra concreta que se ve en todo el proceso, y no cambia una vez firmada salvo que cambie el alcance, y eso también se acuerda por escrito antes de tocar nada.

Qué hacer con esto

Si la pregunta que tienes en la cabeza es cuánto cuesta automatizar tu informe, la respuesta honesta es que depende de datos que probablemente ni tú mismo tienes del todo claros todavía —cuántas fuentes hay realmente detrás, en qué estado están.

La forma de saberlo no es esperar a una tarifa publicada, es la primera reunión: una hora, sin coste, para ver qué hay antes de comprometerte a nada.