Cuadro de mando de proveedores: qué mirar antes de renegociar un contrato

Negociar sin los números ya calculados

Antes de sentarse a renegociar un contrato con un proveedor, alguien suele pedir "los números de este proveedor" el día anterior a la reunión. Lo normal es que esos números no existan juntos en ningún sitio. Están repartidos entre el ERP, las facturas y algún Excel que alguien de compras actualiza cuando puede.

El resultado es que la negociación se apoya en la sensación general de que el proveedor sube precios o entrega tarde, en vez de en cifras verificadas. Estos son los números que deberían estar calculados antes de entrar en la sala, no durante la reunión.

1. Gasto real con el proveedor en los últimos doce meses

El primer número parece obvio y casi nunca está a mano en el momento en que hace falta. Cuánto se ha gastado de verdad con ese proveedor en el último año, y cómo se compara con el año anterior.

La cifra importa menos que la tendencia. Un proveedor que ha crecido un treinta por ciento en volumen sin que nadie lo decidiera así tiene un argumento de negociación distinto al de uno que se mantiene estable. Sin este número, la conversación empieza ya en desventaja.

2. Diferencia entre el precio acordado y el precio pagado

No basta con mirar el contrato firmado. Hace falta comparar ese precio con lo que se ha pagado factura a factura, porque las subidas suelen colarse poco a poco, en pedidos pequeños o en conceptos que no estaban en la negociación original.

Cuando esa diferencia se acumula durante meses sin que nadie la sume, el proveedor entra a renegociar sabiendo algo que la empresa todavía no ha calculado.

3. Pedidos entregados a tiempo y entregas completas

El porcentaje de pedidos que llegan en la fecha acordada y con la cantidad completa es otro dato que suele vivir en la memoria de quien recibe la mercancía, no en un informe. Se sabe que "ese proveedor entrega tarde" sin poder decir con qué frecuencia ni desde cuándo.

Ese porcentaje, visto mes a mes, es lo que convierte una queja genérica en un argumento concreto sobre el que negociar plazos o penalizaciones.

4. Peso del proveedor sobre el gasto total de su categoría

Cuánto representa este proveedor sobre el gasto total de su categoría, por ejemplo materias primas o servicios logísticos, cambia por completo el margen de negociación. Un proveedor que concentra el setenta por ciento del gasto de una categoría tiene una posición muy distinta a uno que representa el diez por ciento y se puede sustituir sin demasiado riesgo.

Sin ese porcentaje calculado, es fácil entrar a negociar como si todos los proveedores tuvieran el mismo peso, cuando casi nunca es así.

5. Gasto realizado fuera de las condiciones del contrato

Los pedidos urgentes, las compras puntuales fuera del acuerdo marco o los conceptos añadidos sobre la marcha suelen sumar más de lo que parece a simple vista. Ese gasto fuera de contrato rara vez se revisa como un bloque propio, y es justo el que más margen de mejora suele tener en una renegociación.

Verlo junto, no mezclado en el resto de compras al proveedor, es lo que permite pedir condiciones distintas para ese tipo de pedidos concretos.

Qué hacer con esto

Ninguno de estos cinco números exige montar un sistema nuevo de compras. Casi siempre ya están en el ERP, en las facturas y en algún Excel que alguien mantiene a mano, solo que nunca se han juntado en un mismo sitio antes de una negociación.

Automatizo justo este tipo de cuadro de mando. La primera reunión es de una hora y no tiene coste, y sirve para ver qué parte de estos cinco números ya tienes disponible en tu empresa antes de la próxima renegociación.